E-facturatie via Peppol voor kmo's: wat u nu moet doen
Wie eronder valt, wat het kost, drie manieren om het te regelen — en hoe ik het voor mijn eigen zaak deed.
Bijgewerkt op 22 oktober 2026 · Dan Gabriel Miclos, DanGabriel Advisory, Hooglede
Het korte antwoord: sinds 1 januari 2026 moet elke Belgische btw-plichtige onderneming facturen aan andere btw-plichtige ondernemingen als gestructureerde e-factuur via het Peppol-netwerk versturen, en zulke facturen kunnen ontvangen. Een pdf per mail volstaat niet meer. De overgangsperiode liep af op 31 maart 2026. Wie de technische middelen niet heeft, riskeert een boete van 1.500 euro, daarna 3.000 en 5.000 euro. U hebt alleen software nodig die met Peppol verbonden is. Die bestaat al gratis of voor een klein maandbedrag.
Wat is e-facturatie via Peppol?
Een gestructureerde e-factuur is een factuur die als gegevens van uw software rechtstreeks naar de software van uw klant gaat, niet als pdf of papier. Peppol is het netwerk waarlangs die facturen reizen. De overheid vergelijkt het met een telecomnetwerk: uw facturatieprogramma maakt verbinding, net als dat van uw klant, en de factuur komt gestructureerd en beveiligd aan.
Elke onderneming op Peppol heeft een Peppol-ID. In België is dat meestal 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer zonder punten. U activeert Peppol niet apart bij de overheid: uw facturatie- of boekhoudsoftware registreert uw onderneming op het netwerk.
Voor wie is e-facturatie verplicht?
Hebt u een actief btw-nummer, dan wel. Er zijn maar weinig uitzonderingen.
| Uw situatie | Versturen via Peppol | Ontvangen via Peppol |
|---|---|---|
| Btw-plichtig, u factureert aan andere bedrijven | Verplicht | Verplicht |
| Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen (omzet tot 25.000 euro) | Verplicht | Verplicht |
| U werkt alleen voor particulieren | Niet voor die facturen | Verplicht: uw leveranciers sturen u e-facturen |
| Forfaitaire btw-regeling | Niet verplicht (regeling verdwijnt uiterlijk 1 januari 2028) | Verplicht |
| Alleen vrijgestelde handelingen volgens artikel 44 btw-wetboek (bv. artsen) | Niet verplicht | Niet verplicht |
| Vzw of vereniging zonder btw-nummer | Niet verplicht | Niet verplicht |
Bron: FOD BOSA en FOD Financiën, Voor wie wordt e-facturatie verplicht? op efactuur.belgium.be.
Ik val zelf onder de vrijstellingsregeling. Toch moest DanGabriel Advisory mee. Veel kleine zelfstandigen denken dat zij er buiten vallen, maar dat klopt niet.
Sinds wanneer, en wat als u te laat bent?
- 1 januari 2026: de verplichting gaat in.
- Januari tot en met maart 2026: algemene tolerantieperiode. Die is afgelopen.
- Tot en met 30 juni 2026: alleen nog tolerantie voor self-billing (de klant maakt de factuur op). Ook die is voorbij.
De boetes staan in het koninklijk besluit van 8 juli 2025 (Belgisch Staatsblad 14 juli 2025). Ze gelden voor wie niet over de technische middelen beschikt om een e-factuur te versturen of te ontvangen:
| Overtreding | Boete |
|---|---|
| Eerste | 1.500 euro |
| Tweede | 3.000 euro |
| Elke volgende | 5.000 euro |
Kan uw klant technisch nog geen e-factuur ontvangen? Dan mag u hem uitzonderlijk een pdf of papieren factuur sturen. Uw klant moet zich wel zonder uitstel in orde brengen.
Wat kost het?
Minder dan de meeste ondernemers denken. De overheid publiceert een officiële lijst met conforme software. In de versie van 26 juni 2026 tel ik 468 toepassingen, waarvan 344 zowel kunnen versturen als ontvangen. Daar zitten gratis of goedkope pakketten tussen voor bedrijven die weinig facturen maken.
Daarnaast zijn er twee fiscale steunmaatregelen:
- 120 % kostenaftrek voor kleine kmo's en zelfstandigen, voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027. Die geldt voor abonnementen op facturatiesoftware en voor advieskosten om in orde te raken. Laat de meerprijs voor e-facturatie apart op de factuur van uw leverancier vermelden.
- 20 % investeringsaftrek voor digitale investeringen, sinds 1 januari 2025.
Vraag uw boekhouder hoe dat in uw aangifte terechtkomt.
Drie manieren om het te regelen
| Aanpak | Voor wie | Wat u doet | Kostprijs |
|---|---|---|---|
| 1. Een eenvoudige facturatietool | U maakt nu facturen in Word of Excel en verstuurt er weinig | Kies een pakket uit de officiële lijst dat verzenden én ontvangen kan | Gratis tot een klein maandabonnement |
| 2. Via uw boekhoudpakket of boekhouder | U hebt al boekhoudsoftware, of uw boekhouder maakt uw facturen | Vraag of uw pakket Peppol al ondersteunt en of het verzending én ontvangst regelt | Vaak een meerprijs op uw bestaande abonnement |
| 3. Koppelen en automatiseren | U factureert vanuit een webshop, kassasysteem of eigen programma, of u verwerkt veel inkomende facturen | Laat uw software met Peppol verbinden en automatiseer wat erna komt: inkomende facturen doorsturen, betalingen afvinken, herinneringen | Eenmalig opzetten, daarna geen extra werk |
Het versturen zelf is één klik. Het werk zit in wat erna komt: wie leest de inkomende e-facturen, wie boekt ze, wie volgt de betalingen op? Daar winnen de meeste kmo's tijd, of verliezen ze die.
Hoe ik het voor mijn eigen zaak deed
DanGabriel Advisory is sinds juli 2026 actief op Peppol, met het ID 0208:1039857915. U kunt dat zelf nakijken in de openbare Peppol Directory. Mijn eerste factuur ging deze zomer via Peppol de deur uit en is betaald. Mijn facturen maak ik in Accountable, een pakket dat op de officiële lijst staat. Bij elke verzending krijg ik een verzendbewijs, zodat ik kan aantonen dat de factuur via Peppol vertrok.
Wat me opviel: mijn Peppol-ID stond nergens in mijn eigen administratie. Ik moest het afleiden uit mijn ondernemingsnummer en het daarna controleren in de Peppol Directory. Vijf minuten werk, maar wel iets wat u best één keer goed doet en dan op uw website en facturen zet.
Zelf nakijken in vijf minuten
- Zoek uw onderneming op in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Staat er „Onderworpen aan btw”? Dan valt u onder de verplichting.
- Zoek uw ondernemingsnummer in de Peppol Directory. Vindt u niets, dan kunt u vandaag geen e-facturen ontvangen.
- Vraag uw boekhouder of softwareleverancier of uw pakket Peppol ondersteunt, voor verzenden en ontvangen.
- Gebruikt u Word of Excel? Kies een pakket uit de officiële lijst.
- Zet uw Peppol-ID op uw facturen en uw website, zodat klanten u vinden.
Wat komt er nog?
De federale regering wil vanaf 2028 ook e-reporting: de gegevens van uw e-factuur gaan dan ook naar de overheid. Dat staat in het regeerakkoord 2025–2029, maar is nog geen wet. Wie nu al via Peppol factureert, hoeft dan wellicht weinig te veranderen.
Hulp nodig?
Ik ben Dan Gabriel Miclos. Vanuit Hooglede help ik kmo's in West-Vlaanderen met websites en met het automatiseren van hun administratie. Voor e-facturatie betekent dat: uw software met Peppol verbinden en de handelingen erna automatiseren. Een workflow automatiseren kost bij mij vanaf €350, een koppeling tussen uw software en een ander systeem vanaf €750, met scope en prijs vooraf vastgelegd. Alle diensten en tarieven staan op dg-advisory.net/diensten. Liever eerst even praten? Boek een gratis gesprek van 30 minuten.
Bronnen
- FOD BOSA, Gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht sinds 2026: https://efactuur.belgium.be/nl/article/gestructureerde-elektronische-facturen-tussen-ondernemingen-verplicht-sinds-2026
- FOD BOSA, Voor wie wordt e-facturatie verplicht?: https://efactuur.belgium.be/nl/article/voor-wie-wordt-e-facturatie-verplicht
- FOD BOSA, Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering (7 april 2026): https://efactuur.belgium.be/nl/news/einde-van-de-algemene-tolerantieperiode-voor-e-facturering
- FOD BOSA, Fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturering: https://efactuur.belgium.be/nl/article/fiscale-stimulansen-voor-het-invoeren-van-e-facturatie
- Koninklijk besluit van 8 juli 2025, Belgisch Staatsblad 14 juli 2025 (boetes): https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article.pl?language=nl&sum_date=2025-07-14&lg_txt=n&caller=sum&numac_search=2025005169
- FOD BOSA, FAQ e-reporting: https://efactuur.belgium.be/nl/FAQ/algemene-vragen-over-e-reporting
Geschreven met hulp van AI. Elk wettelijk feit is op 22 oktober 2026 nagekeken op de officiële bron. Dit artikel is geen fiscaal of juridisch advies; stem uw situatie af met uw boekhouder.
About the author
- Founder of DanGabriel Advisory. I build AI systems, automations and web applications for Belgian businesses. Creator of Kantoor Intelligence — an AI-powered operations platform for Belgian law firms. Based in Roeselare, West-Vlaanderen.
Comments
Join the discussionNo comments yet. Be the first to comment.
